27.12.2018
13:59:05

Зачем оформлять в командировке гостиничные листы, чеки

Командировка – это служебная поездка, которая имеет конкретную цель. Работник может быть направлен в командировку на деловые переговоры, встречу с клиентом, конференцию, курсы, выставку и т. п. Каждый сотрудник государственного или частного предприятия должен отчитаться по возвращении из поездки не только по проведенной работе и выполненных задачах, но и по своим затратам. Как это делается?

Отчет по расходам в командировке

Те, кто еще не бывал в служебных поездках, могут не знать, что все расходы, которые сотруднику покрывает предприятие, должны подтверждаться отчетными документами. Если расходы на дорогу удостоверяют проездные билеты, то затраты на проживание – гостиничные листы, чеки и счета. Первое можно получить в кассе вокзала, второе – у администратора за стойкой регистрации в отеле.

При проживании в гостинице сотрудник может оплатить услуги безналичным переводом или наличными во время выезда из отеля. В этот момент он вправе попросить администратора собрать пакет отчетной документации. Обычно в этот комплект входят следующие виды ценных бумаг:

  • кассовый чек с QR-кодом;
  • гостиничный счет;
  • акт об оказании услуг;
  • копия свидетельства о регистрации гостиничного учреждения;
  • прайс-лист с актуальными расценками;
  • договор или справка о проживании (по запросу).

В этих документах должно быть указано ФИО командированного сотрудника. Также в чеках можно увидеть полные реквизиты отеля, стоимость гостиничного номера, итоговую сумму к оплате, дату расчета и пр.

Возвращаясь из командировки, работник передает полный пакет оригинальных документов в бухгалтерию с заполненным авансовым отчетом. Если аванс был получен заранее и совпадает с суммой в чеках, бухгалтер просто принимает бумаги. Когда расходы превышают выданный аванс, сотрудник имеет право получить компенсацию. Но если затраты оказались меньшими, чем сумма, полученная на расходы перед поездкой, тогда служащий должен вернуть остаток в кассу предприятия.